de Vertrouwenspersonen

Natuurlijk wilt u als werkgever een veilige werkomgeving binnen uw organisatie creëren, maar hoe doet u dat? Waar kunnen uw medewerkers terecht als ze worden gepest of geïntimideerd? En belangrijker: hoe kunt u grensoverschrijdend gedrag voorkomen?

Als werkgever dient u niet alleen te zorgen voor een veilige fysieke werkplek. U dient ook een beleid te voeren ter voorkoming van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Allerlei vormen van grensoverschrijdend gedrag, zoals pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie en alle vormen van geweld worden hieronder begrepen. Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 6 werknemers hiermee te maken krijgt. Met als gevolg een vergrote kans op ziekteverzuim en natuurlijk onrust binnen uw organisatie.

Een van de maatregelen die u als werkgever kan treffen is het aanstellen van een Vertrouwenspersoon. Dat kan een interne Vertrouwenspersoon zijn of een externe. Of beide, om de drempel voor uw medewerkers zo laag mogelijk te houden.

De Vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen of die een integriteitsschending willen melden. Samen met de klager of melder kijkt de Vertrouwenspersoon naar de mogelijkheden om de kwestie op te lossen. De tussenkomst van een Vertrouwenspersoon kan de-escalerend werken, de werknemer voelt zich gehoord en de werkgever kan sneller grip op de situatie krijgen. Langslepende trajecten kunnen mogelijk worden voorkomen, evenals (juridische) procedures en negatieve publiciteit. Daarnaast heeft de Vertrouwenspersoon de taak om de organisatie te informeren en de directie (gevraagd en ongevraagd) te adviseren.

Debby Hermans is gecertificeerd (extern) Vertrouwenspersoon en staat uw organisatie en uw medewerkers graag bij.

Het instellen van een Vertrouwenspersoon is onderdeel van het Arbo-beleid van een werkgever: de werkgever dient te zorgen voor een veilige werkomgeving en voert beleid ter voorkoming en beperking van Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA). Belangrijk effect van de inzet de Vertrouwenspersoon is de-escalatie. Conflicten en procedures, en daarmee ziekteverzuim en onrust binnen de organisatie, kunnen daarmee voorkomen worden.

De taken van een vertrouwenspersoon zijn onder meer de volgende:

Opvangen, begeleiden en adviseren van klagers/melders

Klagers / melders kunnen bij de Vertrouwenspersoon terecht met ongewenste omgangsvormen (discriminatie, intimidatie, seksuele intimidatie, pesten en agressie/geweld) of integriteitskwesties (vermoedens van misstanden, fraude, machtsmisbruik, etc.) op de werkvloer.

De Vertrouwenspersoon biedt opvang en een luisterend oor, bespreekt mogelijke oplossingen (bijvoorbeeld: gesprek intern, mediation, klachtenprocedure, doorverwijzing, etc.), waarbij de-escalatie van het conflict voorop staat.

Alles wat met de Vertrouwenspersoon besproken wordt, is strikt vertrouwelijk. De Vertrouwenspersoon heeft een intern verschoningsrecht.

Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie

De Vertrouwenspersoon informeert de werknemers en leidinggevenden over de rol en de taken van de Vertrouwenspersoon. Thema’s als ongewenst gedrag en integriteit op de werkvloer kunnen door de Vertrouwenspersoon worden besproken.

Doel van deze voorlichting is om bewustwording te creëren, de vindbaarheid van de Vertrouwenspersoon te vergroten en de drempel voor werknemers om contact op te nemen met de Vertrouwenspersoon als er iets speelt te verkleinen. 

Gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management en bijdrage jaarverslag

Naar aanleiding van de binnen de organisatie geldende gedragscode/protocollen en eventuele meldingen, kan de Vertrouwenspersoon advies geven ten aanzien van het te voeren beleid op het gebied van ongewenste omgangsvormen en integriteit.

De Vertrouwenspersoon maakt ieder jaar een anoniem verslag met daarin een overzicht van de meldingen die er zijn geweest. Dit verslag wordt besproken met directie.

Opstellen van gedragscode, klachtenprotocol en overige documenten .

Voor een werkgever is het van belang de normen en waarden die gelden binnen de organisatie vast te leggen in een op de werkgever toegespitste gedragscode. Hiermee worden kaders gesteld voor werknemers. Een gedragscode bevat niet enkel verboden, juist niet. Een code maakt duidelijk: hoe gaan we hier (wel) met elkaar om?

Met een klachtenprocedure wordt werknemers een mogelijkheid geboden om een onbevredigende situatie op formele wijze intern te bespreken en af te wikkelen. De werkgever krijgt daarmee de kans eventuele misverstanden weg te nemen. Daarnaast draagt een klachtenprocedure bij aan een rechtvaardige behandeling van de klacht.

De Vertrouwenspersoon kan helpen bij het opstellen of reviewen van documenten die onderdeel uitmaken van het PSA-beleid.

Debby, waarom ben jij Vertrouwenspersoon geworden?

In mijn praktijk als advocaat word ik door werkgevers en werknemers vaak ingeschakeld in zaken waarin sprake is van (een vermoeden van) grensoverschrijdend gedrag. De emoties kunnen daarbij hoog oplopen. Een onzorgvuldige aanpak van dit soort zaken kan leiden tot ernstige arbeidsconflicten, tot ziekteverzuim en uiteindelijk tot allerlei procedures. Daar is niemand bij gebaat. Dergelijke juridische trajecten kosten beide partijen, zowel de werkgever als de werknemer, veel tijd, geld en energie, maar draagt nauwelijks bij aan verwerking of acceptatie. Zulke conflicten hadden vaak voorkomen kunnen worden, als betrokkenen eerder met elkaar in gesprek waren gegaan of tenminste meer aandacht was besteed aan afgegeven signalen.

Als Vertrouwenspersoon kan ik de medewerker een luisterend oor bieden en verder op weg helpen. Met de organisatie kan onderzocht worden wat (nog meer) kan worden gedaan aan het creëren van een veilige werkomgeving. Als Vertrouwenspersoon kan je voor betrokkenen een belangrijke, vaak de-escalerende, rol vervullen.          

Waarom een Vertrouwenspersoon?

De Vertrouwenspersoon is een aanspreekpunt voor de werknemer die te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties. De werknemer kan in een veilige omgeving zijn of haar hart luchten. Een werknemer is vaak geëmotioneerd en ziet onder de hem of haar ervaren omstandigheden door de bomen door het bos niet meer. Een vertrouwelijk gesprek kan dan zeer helpend en verhelderend zijn. Alleen al het feit dat een medewerker zich gehoord voelt kan de-escalerend werken. Met de werknemer kunnen verschillende opties worden verkend om de kwestie op te lossen. De voor- en nadelen van interne of externe trajecten komen daarbij aan de orde. Daarbij wordt altijd in ogenschouw genomen dat het doorgaans in het belang van alle betrokkenen is om een kwestie binnen de organisatie op te lossen. De medewerker kiest zelf het te volgen pad en houdt de regie. Uiteraard kan de medewerker bij vervolgstappen ondersteund worden door de Vertrouwenspersoon.

Advocaten zijn veelal getraind om situaties vanuit verschillende perspectieven te bekijken en te analyseren. Dat komt bij de functie van Vertrouwenspersoon goed van pas. Met deze achtergrond en ervaring kan de medewerker goed geïnformeerd worden over de verschillende routes die er zijn. 

De (externe) Vertrouwenspersoon kan binnen de organisatie relevante onderwerpen aankaarten, ook als die intern mogelijk gevoelig liggen. De Vertrouwenspersoon kan bijdragen aan de bewustwording van leidinggevenden en medewerkers als “zo doen we het altijd’ niet meer volstaat. Zo kan uiteindelijk echt een (cultuur-) verandering binnen de organisatie teweeg worden gebracht.      

Vertrouwenspersoon en professionaliteit

Debby heeft een meerdaagse opleiding gevolgd tot Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en Integriteit. Bijscholing is vast onderdeel van de accreditatie als LLV Gecertificeerd Vertrouwenspersoon. Debby heeft diverse trainingen gevolgd op het gebied van coaching en communicatie. Debby is tevens MfN mediator.    

In haar hoedanigheid van Vertrouwenspersoon, mediator of als advocaat wordt Debby  betrokken bij onderzoeken naar grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer, bij (interne en externe) klachtenprocedures en tuchtzaken. Zij ondersteunt organisaties bij onderzoeken naar integriteitsschendingen en fraudekwesties.